在商业活动中，会议室扮演着至关重要的角色，因为经济的发展和商业活动的更广泛，许多公司以及组织都需要准备会议，并在开会前预订好会议室。
选择良好的会议室可以让与会者在讨论过程中有一个更加舒适的环境，以便他们更好地专注于会议主题。同时，一个优秀的会议室还需要有各种先进的技术设施，以帮助现场展示，互联网连接和电子通讯等方面的支持功能，从而提高参会人员的效率和工作质量。
除了这些明显的优点，选择业务集中和可访问性高的区域，会议室的利用也具有更有效的时间利用率、会议进行时间压缩以及商务活动支出的优势。更现代的会议室还应该设有生活区域，以便与会者可以在会议间隙休息和放松，以使其在会中保持活力。
会议室的选择通常是因活动主题和参与者的人数而异。尽管会议室可能是小型的，也有许多公司和组织宣布他们开始预订更大的会议室以满足日益增长的人数。在做出选择之前，一定要根据会务需要选择相应的会议室规模。
